Die Größe eines Office-Dokuments analysieren

Immer wieder stehen wir vor der Herausforderung, größere Dokumente zu versenden. Oftmals blähen sich Word- und Powerpoint-Dokumente derart auf, so dass sie selbst als PDF kaum noch zu versenden sind. Es stellt sich dann die Frage, welche Daten die Dokumente so groß werden lassen.

Oftmals sind es einzelne Bilder, die den Word-File oder die Präsentation so groß haben werden lassen. Aber wie finde ich das eine Bild, das so groß geworden ist?

Trick

Es gibt einen kleinen Trick, wie man das Office-Dokument analysieren kann. Man öffnet es einfach mit einem Komprimierungsprogramm.

Für Windows bietet sich zum Beispiel die Freeware 7-Zip an. Alternativ kann die Datei-Endung (am besten von einer Kopie des Dokuments) einfach nach „.zip“ umbenannt werden und das Windows eigene Komprimierungstool verwendet werden.

Dann ergibt sich folgendes Bild:

Die Größenangabe in der Ordnerstrucktur des Komprimierungsprogramm zeigt direkt den Übeltäter: im Unter-Ordner „Word“ befinden sich die großen Dateien.

In diesem Unterordner ist es wiederum wenig überraschend der „Media“-Ordner, der die größten Dateien enthält. Dort enthalten sind die Bilder, die in dem Dokument enthalten sind. Dort kann man dann das Bild (oder die Bilder) finden, die für die Dateigröße verantwortlich sind.

So kann man recht einfach und schnell die Größe des Office-Dokuments verringern.

 

Zusatz-Tipp

Geht man in Word auf die Option „Datei“ -> „Speichern unter“, so befindet sich unter der Angabe des Dateinamens und des Dateiformats eine anklickbare Auswahl „Mehr Optionen“.

Wählt man dort das Dateiformat PDF erscheint als zusätzliche Option „Optimieren für“ mit der Auswahlmöglichkeit „Optimieren für: Minimale Größe“. Dadurch wird das PDF deutlich reduziert. Für gewöhnlich funktioniert das recht gut.

 


Für Familien und Nutzer von zwei Rechner in einer Mac– und Windows-Umgebung eignet sich diese Office-365-Lizenz am besten. Vor allem, wenn noch Kinder im Haushalt leben, die ebenfalls über einen eigenen Rechner verfügen, profitieren von dieser Anschaffung.

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