Die Größe eines Office-Dokuments analysieren

Immer wie­der ste­hen wir vor der Her­aus­for­de­rung, grö­ße­re Doku­men­te zu ver­sen­den. Oft­mals blä­hen sich Word- und Power­point-Doku­men­te der­art auf, so dass sie selbst als PDF kaum noch zu ver­sen­den sind. Es stellt sich dann die Fra­ge, wel­che Daten die Doku­men­te so groß wer­den las­sen.

Oft­mals sind es ein­zel­ne Bil­der, die den Word-File oder die Prä­sen­ta­ti­on so groß haben wer­den las­sen. Aber wie fin­de ich das eine Bild, das so groß gewor­den ist?

Trick

Es gibt einen klei­nen Trick, wie man das Office-Doku­ment ana­ly­sie­ren kann. Man öff­net es ein­fach mit einem Kom­pri­mie­rungs­pro­gramm.

Für Win­dows bie­tet sich zum Bei­spiel die Free­ware 7‑Zip an. Alter­na­tiv kann die Datei-Endung (am bes­ten von einer Kopie des Doku­ments) ein­fach nach “.zip” umbe­nannt wer­den und das Win­dows eige­ne Kom­pri­mie­rungs­tool ver­wen­det wer­den.

Dann ergibt sich fol­gen­des Bild:

Die Grö­ßen­an­ga­be in der Ord­ner­s­truck­tur des Kom­pri­mie­rungs­pro­gramm zeigt direkt den Übel­tä­ter: im Unter-Ord­ner “Word” befin­den sich die gro­ßen Datei­en.

In die­sem Unter­ord­ner ist es wie­der­um wenig über­ra­schend der “Media”-Ordner, der die größ­ten Datei­en ent­hält. Dort ent­hal­ten sind die Bil­der, die in dem Doku­ment ent­hal­ten sind. Dort kann man dann das Bild (oder die Bil­der) fin­den, die für die Datei­grö­ße ver­ant­wort­lich sind.

So kann man recht ein­fach und schnell die Grö­ße des Office-Doku­ments ver­rin­gern.

 

Zusatz-Tipp

Geht man in Word auf die Opti­on “Datei” -> “Spei­chern unter”, so befin­det sich unter der Anga­be des Datei­na­mens und des Datei­for­mats eine anklick­ba­re Aus­wahl “Mehr Optio­nen”.

Wählt man dort das Datei­for­mat PDF erscheint als zusätz­li­che Opti­on “Opti­mie­ren für” mit der Aus­wahl­mög­lich­keit “Opti­mie­ren für: Mini­ma­le Grö­ße”. Dadurch wird das PDF deut­lich redu­ziert. Für gewöhn­lich funk­tio­niert das recht gut.

 

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Für Fami­li­en und Nut­zer von zwei Rech­ner in einer Mac- und Win­dows-Umge­bung eig­net sich die­se Office-365-Lizenz am bes­ten. Vor allem, wenn noch Kin­der im Haus­halt leben, die eben­falls über einen eige­nen Rech­ner ver­fü­gen, pro­fi­tie­ren von die­ser Anschaf­fung.